Peter: “Digitalisering zie ik niet als een doel op zich. Het is een middel om efficiënter te zijn. Vaak zit je qua processen vast in gewoontes, maar ik ben geïnteresseerd in hoe iets makkelijker of beter kan.” Om te kijken wat er precies efficiënter kon is het bedrijf eerst alle processen vanuit het oogpunt van de klant, leverancier en medewerkers gaan doorlopen. “Als je dit in kaart brengt dan zie je dat bepaalde zaken overlap hebben met elkaar en dan krijg je in beeld wat je aan wilt pakken. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat er veel winst te behalen viel op het gebied van communicatie tussen het kantoor en de werkvloer."

‍

Volledig Paperless

‍

Vanaf het kantoor gaat er nu een enorme stroom papier naar de werkplaats: werkinstructies, werkbonnen, tekeningen, handleidingen, veiligheidsinstructies, administratie over projecturen, etc. “Daarbij staat alle informatie ook nog eens op een andere locaties opgeslagen, de papieren moeten samengevoegd en ondertekend worden…kortom, er is sprake van heel veel stromen heen en weer.

‍

We gaan aanzienlijk veel winst behalen in project- en algemene administratie. In de toekomst zullen er geen papieren meer op de werkvloer gebruikt worden; alles kan direct op de werkplaats digitaal worden afgehandeld. Hierdoor besparen we tijd en papier, en wordt het proces veel minder foutgevoelig.”

‍

Samenwerking met expert

‍

Hoe ontwikkel je de juiste software die compatibel is met het eigen ERP-systeem en de stromen binnen de organisatie bij elkaar brengt? “We waren al bekend met het bedrijf 4efficiency dat software ontwikkelt speciaal afgestemd op ons ERP-systeem. Remco de Rijke van Impuls Zeeland tipte ons over de expertregeling Klikopmorgen. Vanuit deze expertregeling kon 4efficiency kosteloos twee dagen bij ons op kantoor alle stromen analyseren, interviews afnemen en ons een voorstel bezorgen. We hebben deze analyse dus compleet uit handen kunnen geven, waarbij wij tot de conclusie zijn gekomen dat er een sterke business case is die een investering zeker rechtvaardigt.

‍

Remco heeft de aanvraag om deel te nemen aan de expertregeling volledig uit handen genomen. “Als we eerder hadden geweten dat deze regeling er was, dan hadden we hier al eerder gebruik van gemaakt. Je moet een rode draad vinden en weten waar jij winst kunt behalen, met Klikopmorgen hebben wij deze belangrijke eerste stap kunnen zetten.”